Электронный документооборот для обмена счетами-фактурами

Электронный документооборот – это такая специально разработанная система, через которую можно обмениваться документацией полной юридической значимости. Самыми первыми видами документов для обмена, ради которых, собственно, и разрабатывалась система, стали первичные бухгалтерские документы (электронные счета-фактуры, акты выполненных работ). Документация такого вида имеет определенный и утвержденный Федеральной налоговой службой формат. Сейчас у пользователей систем электронного документооборота есть возможность обмениваться как формализованными (утвержденной формы) документами, так и неформализованными.

Электронный документооборот дает возможность отправлять и получать документы, имеющие статус полной юридической значимости, через интернет по защищенным телекоммуникационным каналам связи.

Электронный документооборот для обеспечения наивысшего уровня защиты каналов связи и самой передаваемой документации использует следующие методы и средства:

  • Средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Для защиты самих каналов передачи информации используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что обеспечивает их защиту)
  • Механизм электронной подписи. Вход в систему электронного документооборота и подпись отправляемых и получаемых документов возможен только по сертификату электронной подписи.
  • Многократное резервное копирование всех участвующих в электронном обмене документов

Из описанного выше можно увидеть, что электронный документооборот является крайне защищенной системой обмена документами полной юридической значимости.

Количество предприятий, принявших решение внедрить электронный документооборот для обмена юридически значимыми документами, ежегодно увеличивается в несколько десятков раз.

Наиболее популярен на сегодняшний день электронный документооборот на базе системы Диадок.

Электронный документооборот для безбумажного делопроизводства используют как небольшие предприятия, так и очень крупные.

Например, в Саратовском регионе электронный документооборот Диадок в процессе обмена электронными счетами-фактурами внедрило крупное промышленное предприятие БалаковоРезиноТехника. Это ведущий российский производитель резинотехнических изделий, количество наименований выпускаемой продукции которого превышает шесть тысяч. И оно заменяет бумажный документооборот на электронный.

Данное решение было принято в результате сравнительного анализа затрат на обеспечение электронного документооборота и аналогичного документооборота в бумажном виде.

Существенным положительным моментом при принятии решения, по мнению руководителей предприятия, явилось сокращение сроков двустороннего подписания первичных бухгалтерских документов, особенно счетов-фактур, что отражается на сроках возмещения налога на добавленную стоимость (НДС).

К концу 2015 года ОАО БалаковоРезиноТехника планирует перевести всех своих контрагентов на электронный документооборот Диадок, и, тем самым, значительно сократить затраты на организацию документооборота в целом.

Всю информацию о внедрении системы Диадок в работу Вашего предприятия можно получить у специалистов компании РПЦ Партнер.