Электронный документооборот снимает все географические ограничения

Электронный документооборот уже хорошо зарекомендовал себя в применении в крупных финансовых компаниях. С его помощью можно избежать ряда системных проблем при факторинговых сделках, при предоставлении лизинговых услуг и услуг банковских гарантий.

Рассмотрим проблемы и их решение более подробно.

Участниками факторинговых сделок являются поставщики, покупатели и фактор, который может выделить финансирование сделки только после подписанного двумя другими участниками процесса получения оригинала накладной ТОРГ-12. При географической отдаленности участников сделки друг от друга передача документов осуществляется с помощью курьерских служб и занимает определенное количество времени, не говоря уже о финансовых затратах на этот процесс. Даже в случае, когда участники сделки территориально находятся рядом и имеют возможность сами обмениваться документами, это не всегда приводит к экономии ресурсов, особенно временных. Для ускорения и упрощения работы с документацией крупные факторинговые компании внедряют электронный документооборот как в своих головных офисах, так и в филиалах. С помощью интеграционного технического решения входящие документы из системы ЭДО загружаются в учетную систему предприятия автоматически. Электронный документооборот также используется компаниями для обмена документами со всеми своими клиентами.

Основными потребителями услуг лизинга являются предприятия, которые формируют свой автомобильный и технический парк. Часто для работы с одним лизингодателем заключается несколько договоров. Этим самым на предприятии – лизингодателе генерируется существенный поток как входящей, так и исходящей документации. Географическое местонахождение поставщика продукции, потребителя и лизингодателя в разных точках страны снижает скорость документооборота и повышает финансовые затраты на него. Внедрение электронного документооборота в лизинговых компаниях обычно начинается с исходящего трафика. Готовый интеграционный модуль легко устанавливается и позволяет производить отправку документов непосредственно из учетной системы предприятия. После этого начинается этап подключения к системе ЭДО как можно большего количества контрагентов. Для делопроизводства работающих в сфере лизинга компаний характерен не только внушительный входящий и исходящий трафик, но и объемность самих документов. Многостраничные документы крайне сложны в обработке. Лизингодателям применение ЭДО упрощает работу с каждым таким объемным документом, экономя время и силы сотрудников.

На сегодняшний день электронный документооборот является инструментом, позволяющим предприятиям экономить время, деньги и силы, делающим обмен документами простым и быстрым, невзирая на географическое положение участников процесса.