Особенности подписания первичной электронной отчетности

Еще в 2011 году законодательно была закреплена возможность для бухгалтеров вести учет бухгалтерской документации в электронном виде наряду с бумажным. Соответственно, документы бухгалтерской «первички» получили право существовать в электронном формате, а не только в бумажном виде.

Однако, основываясь на наблюдениях, эксперты делают вывод, что практическое использование электронного документооборота в процессе обмена «первичкой» не получило достаточно широкого распространения. У бухгалтеров, по-прежнему, возникает ряд вопросов по организации обмена электронными первичными документами с контрагентами.

Стоит заметить, что подавляющее большинство ответов на все интересующие вопросы уже прописаны в законодательных актах, регулирующих данную сферу.

Например, закон, регулирующий сферу бухгалтерского учета, устанавливает федеральные стандарты его ведения, прописывает, какой вид электронной подписи применяется в случае заверения первичной электронной документации, чтобы придать ей равнозначный с документами, оформленными на бумаге, статус. При этом указывается, что такой вид ЭП, как квалифицированная электронная подпись, фактически во всех случаях приравнивается к собственноручной подписи владельца сертификата ЭП.

Особые требования по отношению к кругу лиц, имеющих право пописывать «первичку», законодательно не установлены, поэтому, на данную сферу распространяются общие законодательно определенные правила.

Делегирование права подписи электронных документов первичного учета происходит по порядку, аналогичному такого рода порядку при бумажном обмене документами.

Но передача другому лицу носителя, на котором записан сертификат электронной подписи, не является законной, так как это нарушает конфиденциальность ключа КЭП.

Подтверждающие расходы электронные первичные документы, которые необходимо предоставить в контролирующие органы посредством электронного документооборота, должны быть заверены тем видом электронной подписи, который прописан в соответствующем законе. В данном случае, в ФЗ об электронной подписи.

Если бухгалтер еще не решил, какой из способов осуществления предоставления электронной «первички» в налоговое ведомство является для него наиболее удобным и быстрым, то можно порекомендовать использование для этих целей специальных систем сдачи электронной отчетности, таких, как, например, система Контур Экстерн, которая позволяет не только обмениваться с контролирующими органами электронными документами установленного законодательством формата, но и вести с ведомствами неформализованную переписку.