Автоматизация документооборота с использованием EDI ритейл

Автоматизация документооборота с использованием EDI ритейлКомпания Грат Веста, завершив в феврале проект внедрения на своем предприятии системы электронного документооборота, присоединилась к многочисленной армии пользователей ЭДО. Программным продуктом, используемым для автоматизации всей системы обмена документацией, стал сервис электронных заказов EDI ритейл.

Раньше, до того, как система ЭДО для ритейла, была внедрена в процесс делопроизводства, отправка клиентами заказов поставщику осуществлялась посредством электронной почты в виде файлов xls-формата. Каждая торговая точка, участвующая в документообороте, имеет свои собственные номенклатуры документации, наименования и артикулы товаров, иногда и штрих-коды. Специалистам Грант Веста приходилось сопоставлять заказы со своими справочниками, что требовало от менеджеров кропотливости и сосредоточенности. Данная система сверки занимала большое количество времени, но не давала гарантий, что ошибок удалось избежать. Для отправки закрывающей документации использовался как собственный транспорт предприятия, так и силы сторонних транспортных компаний. Часты были случаи, когда документы терялись в процессе доставки, либо существенно опаздывали к контрагентам.

Ликвидировать случаи потерь документации, а, в связи с этим, и трудности в учете, добиться снижения трудозатрат в процессе работы с заказами, компании удалось после внедрения в свою деятельность системы электронного документооборота. К минимуму свелись расхождения с данными контрагентов по суммам НДС и ценам, были сняты все разногласия и разночтения при общении с контрагентами. Теперь сетевые контрагенты осуществляют заказ по заранее согласованной единой номенклатуре и прайс-листам. Этого удалось добиться благодаря применению специализированного интеграционного модуля для учетных систем . Все эти факторы делают документооборот прозрачным и легко контролируемым.

Эффективность автоматизации обмена документами уже оценена и заказчиками и поставщиками.