Электронный документооборот в сфере дистрибьюторства

Компанией «КэтЛогистик», занимающейся продажей запасных частей к автомобилям большой грузоподъемности, внедрен в делопроизводство с клиентами электронный документооборот. Современное программное решение, платформой для которого был выбран сервис Диадок, перевело на электронный обмен документами более двадцати процентов клиентов компании, способствуя экономии денежных средств, а также временных ресурсов сотрудников предприятия.

Каждый месяц происходит формирование свыше тридцати тысяч закрывающих бухгалтерских документов, отправляемых вместе с грузами. В процессе пересылки грузов документация зачастую теряется или приобретает нечитаемый вид. В итоге, контрагентами часто запрашиваются дубли такого рода документов. Для изготовления повторного комплекта документации требуются дополнительные трудовые и финансовые затраты. Обязанность по отслеживанию не доставленных до контрагента бухгалтерских документов ложится на бухгалтеров, возрастают риски незакрытия сделок в требуемом налоговом периоде, что, в свою очередь, влечет множество неудобств. Именно поэтому руководство компании задумалось о внедрении ЭДО.

Распечатка каждого документа стоит примерно семьдесят копеек, за год затраты на печать составляют двести пятьдесят тысяч рублей. Архив предприятия ежегодно пополняется на триста шестьдесят тысяч документов, их требуется хранить и периодически осуществлять предоставление в налоговое ведомство. Ведение бумажного архива требует денежных затрат.

Начало внедрения ЭДО в компании пришлось на 2016 год, а с июля текущего года клиентам направляются электронные документы нового формата – универсальные передаточные документы, что снизило трафик исходящей документации и еще больше сократило затраты на электронное делопроизводство.
Компания ставит целью перевести всех своих контрагентов на обмен документацией в электронном виде.