Выбор оператора электронного документооборота

Число ИП и организаций, обменивающихся друг с другом юридически значимыми электронными документами через Интернет, ежемесячно растет.

Спрос рождает предложение: в реестре ФНС на текущий день зарегистрировано 94 оператора электронного документооборота.

Мы выделим несколько основных критериев выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

  1. Функциональность приложения клиента стоит на первом месте из того, на что нужно обратить основное внимание. Функциональные возможности большей части клиентских приложений аналогичны функционалу электронной почты.

Нужно убедиться, что система позволит вам совершать следующие действия: получать и отправлять все основные типы неформализованных и формализованных электронных документов; осуществлять просмотр документов из интерфейса без загрузки в стороннее ПО; ставить на документы электронные подписи нескольких сотрудников, а также осуществлять отказ в подписании документов; распечатывать документы со штампом оператора ЭДО; сохранять все электронные документы на локальном компьютере либо в электронном архиве с технологическими документами, которые формируются при передаче оператором ЭДО; отзывать и аннулировать документы; производить легкий поиск документов в архиве; проводить массовые действия с электронными документами. Если система «не умеет» всего этого, то она не сможет реализовать весь необходимый минимум задач электронного документооборота. Также достаточно важным является функционал по согласованию документов внутри компании, быстрому поиску контрагентов, массовой рассылке приглашений для обмена в системе ЭДО; подача электронных документов в ФНС по их требованию.

  1. Возможность интеграции с различными учетными системами для повышения качества работы при большом объеме электронных документов также очень важный критерий выбора. Самым оптимальным вариантом является возможность встроить систему ЭДО в используемую учетную систему компании. Обязательно выясните, какими возможностями по интеграции обладает оператор ЭДО. Плюсом являются — интеграционные решения с самыми распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Если вы используете нестандартную конфигурацию учетной системы или систему собственной разработки, то интеграция может проводиться посредством API, которые предоставляет оператор. Качественная техподдержка — очень важный фактор при выборе оператора.
  2. Общее число готовых к электронному документообороту контрагентов. Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в систему ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от этого получите. Чтобы узнать точно, кто из ваших контрагентов зарегистрирован в системе ЭДО оператора, массово разошлите через систему приглашения и делайте выводы на основе согласившихся контрагентов, а не из обещаний оператора.
  3. Опыт работы с предприятиями из разных отраслей экономики. Убедитесь, что оператор имеет опыт работы в необходимой вам или смежной отрасли, изучите все кейсы и отзывы основных клиентов.
  4. Смежные сервисы — это удобно. Когда оператор ЭДО помимо самой системы электронного обмена документами предоставляет дополнительные сервисы сдачи электронной отчетности в контролирующие органы, тогда при ответе на требование из ИФНС вам необходимо будет просто выбрать нужные электронные документы в системе, а опись будет сформирована автоматически.
  5. Роуминг также является важной составляющей при выборе оператора ЭДО. Часть ваших контрагентов, скорее всего, окажется у другого оператора ЭДО. Осуществление электронного взаимодействия между вами и контрагентом не является проблемой, если операторы взаимодействуют посредством роуминга. Убедитесь, что ваш оператор ЭДО готов обеспечить эту важную услугу.