Электронный документооборот повышает производительность труда

Э Электронный документооборот в современном мире постепенно вытесняет привычный способ взаимодействия с использованием бумажной документации.

Электронный документооборот и его технологии становится базой, на основе которой строятся и запускаются в эксплуатацию информационные системы, в том числе, государственного значения.

Электронный документооборот как способ взаимодействия между контрагентами становится все популярнее. Уже нет необходимости обмениваться бумажными копиями документов. Имея сертификат электронной подписи и совершив пару нажатий кнопок на клавиатуре, можно подписывать и отправлять юридически значимые документы по всему миру.

Электронный документооборот позволяет:

  • Заключать договоры
  • Выставлять счета
  • Подписывать акты
  • Отправлять отчетность
  • Участвовать в электронных торгах
  • Получать государственные и муниципальные услуги

В электронный вид можно перевести почти любой документ.

Формализованные документы:

  • счета-фактуры, порядок обмена которыми регулируется Минфином от 10.11.2015 №174Н и ФНС
  • акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, формат которых определен ФНС и пригоден для представления в контролирующие органы

Неформализованные документы:

  • договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, письма и так далее

Электронный документооборот подойдет, если компания:

  • Сдает декларации по НДС, работает со счетами-фактурами
  • Обменивается первичными документами с поставщиками и покупателями
  • Имеет большое количество контрагентов из других регионов
  • Имеет большие архивы документов
  • Имеет филиалы
  • Задействует в ЭДО отделы продаж
  • Сталкивается с проблемой быстрого поиска нужного документа
  • Работает в 1С

Опыт российских компаний показывает, что переход во внутреннем делопроизводстве на электронный документооборот позволяет снять с работников предприятия большой объем бумажной работы, повысив тем самым их производительность труда на двадцать процентов.

Например, в компании КВИН, которая является производителем материалов для строительной, ремонтной и энергетической отраслей, ежемесячный объем печатаемых документов составлял четыреста тысяч экземпляров. Далее все документы необходимо было отправить почтой контрагентам, разбросанным по всей территории России. Стоимость распечатки и пересылки документации оценивалась в миллион рублей в год.

С заменой бумажных документов электронными резко снизилось время их обработки, контроля возврата и исполнения. При этом электронные документы представляют собой не отсканированные копии бумажных, а оригиналы, которые, после подписания их квалифицированной электронной подписью, приобретают статус полной юридической значимости. Именно такого вида документы, предоставленные через интернет, принимают и налоговые органы, и, в качестве доказательств, суды.

Автор Новости
Добдин Андрей
Директор ДО Саратов
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
ad@parc.com.ru