Электронный документооборот в работе социальных сетей

Э Электронный документооборот для передачи любого рода документов, в том числе, первичных бухгалтерских, используют все большее количество предприятий.

Электронный документооборот также возможно использовать для организации делопроизводства внутри предприятия. Это актуально при имеющемся у компании большом количестве структурных подразделений. Если филиалы и дополнительные офисы расположены по всей территории Российской Федерации, выбрать для взаимодействия с ними электронный документооборот – верное и крайне экономически выгодное решение.

Электронный документооборот может быть организован на базе соответствующей специально разработанной системы. Например, такой, как система Диадок.

Электронный документооборот Диадок, по большому счету, является аналогом электронной почты (e-mail), но, при этом, обладает наивысшем уровнем защиты каналов передачи данных и самих передаваемых сведений.

Пользователю предоставляются также дополнительные возможности:

  • Оператор ЭДО гарантирует доставку всех отправляемых сообщений и документов
  • Передаваемые документы являются юридически значимыми благодаря заверению их электронной подписью
  • Защищенный доступ к Ящику, обеспечивающий защиту информации. Установление подлинности пользователя при входе в Ящик происходит на основе сертификата электронной подписи
  • Хранение документов. Диадок позволяет хранить исходящие и входящие документы на сервере. Поиск документов по заголовкам и контенту крайне просто и быстр

Электронный документооборот подходит компаниям любой сферы деятельности. Выставление и получение первичных документов – необходимые действия в любой организации. Чем больше количество контрагентов у компании, тем более значительны ее финансовые и временные издержки на обмен документами.

Стремясь максимально минимизировать такого рода затраты, руководство социальной сети «ВКонтакте» решило осуществить внедрение в свое делопроизводство юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной подписи (КЭП).

Решение перейти на электронный документооборот было принято, когда объем исходящих документов в компании составлял 36000 в год, а число контрагентов на всей территории России перевалило за 1000. Средняя стоимость отправки одного пакета документов равнялась 300 рублям, а срок его пересылки полтора месяца.

Предварительные прогнозы показывали, что данный проект окупится за полгода, ведь благодаря внедрению ЭДО можно будет снизить расходы на документооборот более чем на 70%, также повысится прозрачность бизнес-процессов, эффективность взаимодействия с контрагентами и уровень их лояльности по отношению к социальной сети.

Проект перехода на электронный документооборот был реализован в самые кратчайшие сроки, ведь система Диадок, на базе которой и осуществлен проект, адаптирована к специфике любой бухгалтерской или учетной программы и может быть легко с ними интегрирована.

Уже за первые 3 месяца использования Диадока сотрудниками социальной сети через данную систему было отправлено свыше 3000 электронных документов, а число подключившихся к Диадоку контрагентов превысило 500.

Автор Новости
Ольга Бейк
Руководитель отдела обучения
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
eve@parc.ru