Электронный документооборот в сфере дистрибьюторства

Э Электронный документооборот внедряется во внешнее и внутреннее делопроизводство предприятий различного размера и формы собственности все активнее, с успехом заменяя обмен документацией на бумажных носителях.

Электронный документооборот осуществляется по защищенным каналам связи и, благодаря использованию механизма электронной подписи, является крайне надежным способом передачи данных. Статут полной юридической значимости имеет каждый передаваемый через ЭДО документ.

Наиболее распространенной системой, основой для организации которой послужил именно электронный документооборот, сейчас на российском рынке является Диадок.Диадок выбирают предприятия совершенно разных сфер деятельности.

Электронный документооборот Диадок дает пользователю следующие возможности:

  • Создание и отправка документов
  • Распределение входящих документов
  • Получение документов
  • Приглашение контрагентов
  • Хранение документов
  • Поиск документов
  • Представление документов в контролирующие органы
  • Подразделения
  • Сотрудники
  • Роуминг
  • Безопасность
  • Протокол передачи документа

Кроме того, электронный документооборот Диадок может интегрироваться с любой учетной системой, уже действующей на предприятии.

Компанией «КэтЛогистик», занимающейся продажей запасных частей к автомобилям большой грузоподъемности, внедрен в делопроизводство с клиентами электронный документооборот.

Современное программное решение, платформой для которого был выбран электронный документооборотДиадок, перевело на электронный обмен документами более двадцати процентов клиентов компании, способствуя экономии денежных средств, а также временных ресурсов сотрудников предприятия.

Каждый месяц происходит формирование свыше тридцати тысяч закрывающих бухгалтерских документов, отправляемых вместе с грузами. В процессе пересылки грузов документация зачастую теряется или приобретает нечитаемый вид. В итоге, контрагентами часто запрашиваются дубли такого рода документов. Для изготовления повторного комплекта документации требуются дополнительные трудовые и финансовые затраты. Обязанность по отслеживанию не доставленных до контрагента бухгалтерских документов ложится на бухгалтеров, возрастают риски незакрытия сделок в требуемом налоговом периоде, что, в свою очередь, влечет множество неудобств. Именно поэтому руководство компании задумалось о внедрении ЭДО.

Распечатка каждого документа стоит примерно семьдесят копеек, за год затраты на печать составляют двести пятьдесят тысяч рублей. Архив предприятия ежегодно пополняется на триста шестьдесят тысяч документов, их требуется хранить и периодически осуществлять предоставление в налоговое ведомство. Ведение бумажного архива требует денежных затрат.

Внедрять электронный документооборот в компании начали в 2016 году, а сиюля текущего года клиентам направляются электронные документы нового формата – универсальные передаточные документы, что снизило трафик исходящей документации и еще больше сократило затраты на электронное делопроизводство.

Компания ставит целью перевести всех своих контрагентов на обмен документацией в электронном виде.

Автор Новости
Ольга Бейк
Руководитель отдела обучения
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
eve@parc.ru