Электронный документооборот в трудовых отношениях

Э Электронный документооборот за последние несколько лет охватил множество сфер деятельности.

Электронный документооборот по защищенным телекоммуникационным каналам используется:

  • При передаче электронной отчетности в контролирующие органы
  • При организации электронного взаимодействия между государственными органами и ведомствами (система СМЭВ)
  • При обмене первичной и другими видами бухгалтерской документации с контрагентами
  • При организации обмена документами между различными структурными подразделениями одного предприятия (внутренний электронный документооборот)

Область применения ЭДО расширяется с каждым месяцем. Ведь ни для кого не секрет, что электронный документооборот по своим технологическим свойствам существенно превосходит привычное делопроизводство, оперирующее документами на бумажных носителях.

Сфера трудовых отношений и кадрового делопроизводства всегда ассоциировалась исключительно с бумажной документацией. Трудовые книжки, трудовые договора и соглашения заключались, распечатывались и хранились только на бумаге. Но время изменилось, и теперь и здесь активно внедряется электронный документооборот.

Давайте рассмотрим ситуацию подробнее.

Подписан закон о переходе на электронные трудовые книжки. Они будут существовать в виде электронного документа, за ведение которого будет отвечать Пенсионный фонд РФ.

В дополнение к электронным трудовым книжкам будут также введены трудовые договора электронного формата. Юридическую значимость полного объема всем электронным документам придает механизм их подписания электронными подписями , в данном случае — ЭП работодателя и работника. Планируется обязать работодателя осуществлять выдачу сотруднику сертификата электронной подписи бесплатно.

Однако для граждан предусмотрена возможность по их желанию отказаться от трудового электронного документооборота и продолжить пользоваться бумажными трудовыми книжками и договорами.

Трудовые договора в электронной форме должны будут подписываться только усиленной квалифицированной электронной подписью. В обязанности работодателя будет входить организация публичного личного кабинета для просмотра работником заключенного электронного договора.

В дальнейшем будет организован электронные документооборот между работодателями и Пенсионным фондом по передаче электронных трудовых книжек и договоров в базу данных ПФ.

Основные преимущества от введения электронных трудовых книжек и договоров будут в виде быстрого получения любой информации как работником, так и любым заинтересованным госорганом из базы данных Пенсионного фонда, а значит, и ускорение различных процессов, например, оформления и начисления пенсий по стажу.

 

Автор Новости
Ольга Бейк
Руководитель отдела обучения
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
eve@parc.ru