Электронный документооборот и операторы ЭДО

Э Электронный документооборот (ЭДО) в процессе обмена документацией любого вида, в том числе, первичными бухгалтерскими документами, сегодня является наиболее простым, удобным и гарантированно надежным способом взаимодействия.

Электронный документооборот имеет следующие технические характеристики, обеспечивающие безопасность внутреннего и внешнего делопроизводства:

  • Доступ к ЭДО осуществляется по сертификату электронной подписи, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа
  • Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что обеспечивает их защиту)
  • Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах
  • Все электронные документы доступны клиенту в любой момент

Электронный документооборот является, по своей сути, информационной системой, участники которой могут обмениваться электронными документами, которые будут признаны юридически значимыми, при этом необходимость в бумажных оригиналах исчезает. Для обмена такими документами необходима именно информационная система, обмен документами в которой строго регламентирован.

Сейчас два контрагента уже могут обмениваться электронными документами и признавать их юридически значимыми, но для этого им необходимо изначально заключить соглашение, в котором будет прописано, как именно будут передаваться документы, в каких форматах и в какие сроки. Недостаток данного подхода заключается в том, что при появлении нового участника такого документообмена должны появиться новые соглашения, условия и так далее.

Если используется защищенный электронный документооборот, то этого делать не придется, поскольку к регламенту системы может присоединиться любой, и сразу получит возможность обмениваться электронными документами со всеми участниками системы.

Функционирование систем ЭДО осуществляется с помощью операторов электронного документооборота.Все первичные бухгалтерские документы, направляемые через защищенные системы обмена электронными документами (электронный документооборот), такие, например, как Диадок либо Контур.Экстерн, подписываются квалифицированной электронной подписью , что фиксируется оператором ЭДО и является основным гарантом легитимности данного электронного документооборота.

Ведомство ФНС признает — оператор электронного документооборота необходим. По мнению налогового ведомства, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами только через оператора электронного документооборота, используя системы защищенного электронного документооборота. Обмен электронными документами с контрагентами напрямую, по открытым каналам связи, без фиксации действий третьей стороной, невозможен.

Налоговики настаивают на своей позиции еще и ввиду того, что электронный счет-фактура является важнейшим инструментом исполнения функций контроля и надзора в области налогов и сборов. При этом отсутствие отметки о дате и времени отправки и получения документа, которые проставляются независимой стороной — оператором ЭДО, влечет за собой потерю значимости документооборота.

Автор Новости
Ольга Бейк
Руководитель отдела обучения
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
eve@parc.ru