Предпринимателям предложено перейти на электронный документооборот

Э Электронный документооборот, по мнению экспертов, для предпринимателей является идеальным способом организации взаимодействия с контрагентами, контролирующими и государственными органами.

Электронный документооборот обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

Электронный документооборот обеспечивает свою безопасность благодаря квалифицированному сертификату электронной подписи, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа, а защита от потери или повреждения данных обеспечивается многократным резервным копированием документов и хранением копий на разнесенных серверах.

В электронный вид можно перевести почти любой документ.

Формализованные документы:

  • Счета-фактуры, порядок обмена которыми регулируется Минфином от 10.11.2015 №174Н и ФНС
  • Акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, формат которых определен ФНС и пригоден для представления в контролирующие органы.

Неформализованные документы:

  • Договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, письма т. д.

Ими можно обмениваться в любом виде, например, в формате pdf, doc и других.

Российским интернет-омбудсменом Дмитрием Мариничевым высказано предложение перевести все бумажные документы в электронный вид и именно в таком виде осуществлять их хранение.

Повседневная деятельность предпринимателей, как правило, не требует использования оригиналов бумажных документов, их вполне можно заменить электронными копиями.

Документация в бумажном виде сейчас хранится в большинстве случаев для предоставления в судебные и контролирующие органы. Подавляющее большинство таких документов можно перевести в электронный формат путем сканирования и придать им полную юридическую значимость, заверив электронной подписью.

По данным Мариничева, только на хранение договоров об оказании услуг связи предприниматели ежегодно тратят свыше одного миллиарда рублей. Объем общих расходов экономики РФ на процессы хранения, обработки и уничтожения бумажной документации превышают триста миллиардов в год.

Если оцифровать документы и внедрить в деятельность предприятий электронный документооборот, расходы бюджетов всех уровней смогут уменьшиться на сто миллиардов рублей.

Изготовить, подписать и передать один комплект бумажных документов стоит предприятию примерно 30 рублей, в то время как расходы на электронный вариант пакета документов составят порядка от четырех до семи рублей.

Ко всем достоинствам электронных документов и электронного документооборота в целом следует добавить высокий уровень защиты персональных данных, который обеспечивается использованием для обмена сведениями защищенными каналами связи и применением технологий электронной подписи.

Автор Новости
Ольга Бейк
Руководитель отдела обучения
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
eve@parc.ru