Электронный документооборот и его реальная экономия от его внедрения

П Переход на электронный документооборот позволил авиакомпании S7 сократить цикл обмена документами с нескольких суток до одного часа. Внедрение ЭДО принесло компании снижение затрат, ускорение делопроизводства и избавление от задержек при осуществлении оплаты счетов.

Электронный документооборот обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ.

Электронный документооборот:

  1. Сокращает время на доставку документов до контрагента. В любую точку Земли документ доставляется за 1 секунду

В случае бумажного документооборота:

  • Обмен документов курьерской службой или почтой занимает от 3-х до 30 дней
  • 7,5% всех документов теряются
  • 3% документов попадают не туда, куда надо
  1. Экономия на бумаге, картриджах для принтеров, на почтовой и курьерской доставке документов

В случае бумажного документооборота:

  • Средняя стоимость отправки пакета с помощью курьерской службы составляет от 70 рублей
  1. Экономия на оплате труда офисного персонала

В случае бумажного документооборота:

  • Компании тратят на оплату работы по размещению документа в деле; поиск документа, который хранится не там, где надо, иногда требуется восстановить утерянный документ
  • Специалисты тратят от 5 до 15% своего времени на чтение информации, а на поиск ее – до 50% времени
  • В среднем, с каждого бумажного документа сотрудниками делается 19 ксерокопий
  1. Экономит место в офисе для хранения документов (шкафы и полки – не нужны). Документы можно хранить в электронном виде как на серверах, так и на рабочем компьютере пользователя

В случае бумажного документооборота:

  • Бумажные архивы занимают место в оплачиваемых офисных площадях

Перечисляемые убытки от бумажного документооборота постоянно растут.

Все входящие в холдинг юридические лица, а это около двадцать компаний, обмениваются документами не только между собой, но и с огромным количеством внешних контрагентов.

Чтобы распечатать свыше тридцати пяти тысяч первичных документов, холдингу было необходимо ежегодно тратить сто сорок пачек бумаги. Кроме того, большое количество денежных и трудовых ресурсов уходило на выявление ошибок в учетных системах, на постоянно исправления и сверки документов, на выяснения причин задержек согласований и оплаты услуг.

Специалистами холдинга и сотрудниками оператора системы электронного документооборота СБИС ЭДО было разработано программное решение, ставшее распределительным центром для всех документов компании S7. Основываясь на данных  учетных систем, интеграционное решение автоматически формирует и отправляет электронные документы, направляя входящую документацию от поставщиков непосредственно ответственным за ее обработку сотрудникам.

На данный момент все компании холдинга S7 ведут электронный документооборот уже с половиной из общего количества осуществляющих наземное обслуживание компаний. Оставшаяся часть контрагентов полным ходом проводит настройку своих систем и бизнес-процессов для скорейшего внедрения электронного документооборота.

Автор Новости
Добдин Андрей
Директор ДО Саратов
Телефон (8452) 75-33-33
Задать вопрос по новости
ad@parc.com.ru