Выставление и получение первичных документов – необходимые действия любого предприятия. Чем больше количество контрагентов у организации, тем более значительны ее финансовые и временные издержки на обмен документами. Стремясь максимально минимизировать такого рода затраты, руководство социальной сети «ВКонтакте» решило осуществить внедрение в свое делопроизводство юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной подписи (КЭП).
Решение перейти на ЭДО было принято, когда объем исходящих документов в компании составлял 36000 в год, а число контрагентов на всей территории России перевалило за 1000. Средняя стоимость отправки одного пакета документов равнялась 300 рублям, а срок его пересылки полтора месяца.
Предварительные прогнозы показывали, что данный проект окупится за полгода, ведь благодаря внедрению ЭДО можно будет снизить расходы на документооборот более чем на 70%, также повысится прозрачность бизнес-процессов, эффективность взаимодействия с контрагентами и уровень их лояльности по отношению к социальной сети.
Проект перехода на ЭДО с применением КЭП был реализован в самые кратчайшие сроки, ведь система Диадок, на базе которой и осуществлен проект, адаптирована к специфике любой бухгалтерской или учетной программы и может быть легко с ними интегрирована.
Уже за первые 3 месяца использования Диадока сотрудниками социальной сети через данную систему было отправлено свыше 3000 электронных документов, а число подключившихся к Диадоку контрагентов превысило 500.